Cobertura del campo a los fans en menos pasos

Con más de 22 000 empleados, Fox es la cuarta empresa de comunicaciones más grande de Estados Unidos. La división de FOX Sports está a la cabeza en la transmisión de deportes en directo, dando cobertura a cerca de una docena de deportes diferentes y a cientos de eventos en todo el mundo, incluida la joya de la corona: la Copa Mundial de la FIFA Rusia 2018™. La cobertura que dio la cadena al evento internacional alcanzó cifras récord: se transmitieron 2600 millones de minutos en directo, lo que contribuyó a situar a la aplicación móvil de FOX Sports en el primer puesto en los EE. UU. durante el mundial.

Para cubrir el evento en vivo, todos los miembros del equipo deben colaborar en directo, ya sean productores, diseñadores o presentadores, y estén donde estén. Además, al contar con una audiencia de millones, todo tiene que salir a la perfección.

Hasta no hace mucho, cada productor y su equipo tenían sus propias maneras de trabajar y sus herramientas de comunicación preferidas. Sin embargo, la mayor parte del proceso de edición se hacía por correo electrónico, y no en tiempo real. Los equipos no podían recibir comentarios u opiniones sobre el material que tenían antes de emitirlo en directo o publicarlo en las redes sociales. En muchas ocasiones, los miembros del equipo que trabajaban con una variedad de programas o para varias divisiones tenían que estar pendientes de una docena de aplicaciones distintas en el teléfono y el ordenador.

“Además de la pérdida de eficiencia y el aumento del coste de las licencias asociado a tener varias plataformas de comunicación, era muy fácil que se perdieran algunos mensajes”, explica Paul Cheesbrough, director de tecnología de Fox. “No era el proceso ideal para poder distinguir los correos importantes que requerían atención inmediata de los cientos de correos que recibías que ni siquiera iban dirigidos a ti, en los que simplemente te ponen en copia”.

Cheesbrough tenía en mente poder mejorar la colaboración en toda la organización y encontrar la manera de que los diferentes equipos se comunicasen y compartiesen información fácilmente. Al poner en marcha su iniciativa de transformación digital, la empresa quería sustituir el conjunto cada vez mayor de aplicaciones de productividad y comunicación por algo que fuese sencillo y se pudiese integrar fácilmente en toda la organización.

Gestión de logística y operaciones complejas en Slack

En la actualidad, más de 12 800 empleados y colaboradores de Fox usan Slack todos los días como parte de su trabajo habitual. Con los canales de Slack, los datos y el contenido están organizados, seguros y protegidos.

Durante la Copa Mundial de la FIFA 2018™, Slack fue la herramienta elegida por la cadena para colaborar, conectando a los equipos de producción y técnicos en Rusia con el resto de la organización, cuyos miembros estaban repartidos por diferentes ciudades de los EE. UU. Al reunir en un solo lugar digital a productores, editores de vídeo, redactores y expertos en redes sociales, las personas podían ayudarse, compartir comentarios y coordinarse mucho más rápido que nunca y sin distracciones.

• Los colaboradores sobre el terreno sacaban fotos y hacían vídeos y los publicaban en el canal de Slack #worldcup-digital, y los equipos de producción de las oficinas centrales los compartían en otros canales para que los utilizasen el resto de los equipos. Este canal también servía para que los equipos pudiesen solicitar información o contenido visual específico de manera más efectiva.
• Para que la colaboración a distancia fuese como la seda, el equipo organizaba reuniones breves con frecuencia gracias a la integración de Zoom para Slack.
• Si alguien del equipo tenía preguntas urgentes, se publicaban en #producción-triaje, un canal creado específicamente para la resolución de problemas. Respondía quien estuviese conectado en ese momento, sin importar desde qué parte del mundo.

Para eventos televisivos de esta dimensión, la cadena necesitó más de 200 colaboradores independientes. Para incorporarlos y ponerlos al día de la manera más eficiente posible, el equipo utilizó la integración de Slack con ServiceNow, y así pudo recibir y aprobar al momento las solicitudes de acceso de los nuevos miembros del equipo.

Como el historial de mensajes de la empresa se conservaba en los canales de Slack, los nuevos colaboradores podían buscar fácilmente la información que necesitaban para estar al tanto del trabajo que ya se había realizado y pasar antes a la acción, en vez de dedicar demasiado tiempo a ponerse al día.

Creación de contenido en tiempo real en los canales de Slack

El equipo de producción de la Copa Mundial de la FIFA 2018 estaba conformado por 35 personas, repartidas por distintos lugares de Rusia, Los Ángeles, Nueva York y Charlotte, pero con Slack podían estar todos igualmente informados y coordinar las labores de cobertura con la misma facilidad que si estuvieran en la misma ubicación. Así podían tomar decisiones rápidas acerca de cómo sacar el máximo partido de la cobertura en tiempo real.

• El equipo digital basado en Rusia y el equipo de Los Ángeles se mantuvieron en comunicación constante en el canal de Slack #world-cup para tratar cómo dar la mejor cobertura de los partidos a los fans. Con Slack, podían acordar en tiempo real qué momentos se seleccionarían como destacados o se tuitearían y cuáles se mandarían como notificaciones push a la red móvil.
• En cuanto se marcaba un gol de los que decidían el partido, el canal #highlights cobraba vida, al subir los productores sus archivos o segmentos de vídeo para que los utilizasen los otros miembros del equipo.
• El editor de vídeo de turno recortaba el momento destacado y lo publicaba en el canal #production, para que, sin tener que salir del canal, el resto de los responsables ofreciesen sus opiniones y lo aprobasen.
• Al mismo tiempo, el equipo encargado de redes sociales empezaba a hacer un borrador del contenido que se publicaría en las redes sociales y lo compartía en #digitalcontent.
• Una vez que se aprobaba todo, el contenido final se compartía en cada canal y se marcaba como definitivo, listo para distribuirse por los medios de difusión tradicionales y digitales de la cadena.
• En el canal #worldcup-performance, el equipo llevaba un seguimiento de hasta 130 elementos de contenido producidos cada día. Mediante integraciones con sus aplicaciones y servicios, incluida una sencilla integración personalizada con CrowdTangle, podían saber qué resultados iba obteniendo cada elemento de contenido. Así podían identificar al momento qué contenido funcionaba mejor y optimizar al instante las estrategias en función de ello.

Al usar los canales para trabajar, varios equipos podían comunicarse y no perder el hilo del trabajo, al tiempo que se les daba acceso a personas y socios en toda la empresa. Esta manera de producir contenido en tiempo real con Slack era tan eficiente que los equipos seguían el mismo proceso cuando era necesario publicar versiones adicionales de los momentos destacados de un partido en retransmisiones web, el sitio web, las aplicaciones móviles y la cobertura en directo.

“Los que no habían incorporado Slack tenían una cadena de 1300 correos electrónicos con múltiples destinatarios”, explica John Herbert, gerente de sistemas de información de Fox. “¿Cuántos de esos correos no eran importantes para cada una de esas 30 personas y cuánto tiempo había que dedicar a leerlos para saber si alguno requería alguna acción por parte de alguien?”.

Tras centralizar las comunicaciones, en Fox se trabaja de forma más rápida y ágil

La adopción global de Slack se ve como un factor de éxito clave en Fox. Siguen dando cobertura a eventos deportivos a la vez que son capaces de seguir el vertiginoso ritmo de producción de contenido y mantener una interacción de calidad con los aficionados a través de las redes sociales.

Slack ha simplificado y acelerado flujos de trabajo complejos al mismo tiempo que da a la dirección más visibilidad y fácil acceso a la información que necesitan para tomar decisiones comerciales en el momento idóneo. El trabajo conjunto en Slack ha resultado tan eficaz que ahora casi toda la colaboración que tiene lugar en el día a día entre distintos departamentos de FOX Sports se produce en los canales de Slack.

“Dado el éxito que tuvimos sobre todo con la cobertura de la Copa Mundial de la FIFA™, hemos comprobado que con Slack un evento deportivo en directo se convierte en un momento global compartido en toda la empresa”, explica Herbert. “Quiero que para finales de 2018 Slack se esté usando en toda la empresa, para que podamos seguir proporcionando la mejor experiencia a nuestro público en el mundo digital en el que vivimos”.

Se acabó lo de perderse entre miles de correos electrónicos y aprobar solicitudes pasados varios días. Con Slack, Fox puede tomar decisiones y compartir el contenido al ritmo de las redes sociales. “Lo que hace Slack es facilitar el trabajo”, subraya Herbert.